为什么要做档案数字化

　　为什么要做档案数字化？说到“档案数字化”就不得不提到档案，档案相信大家都有所了解，我们每个人都有自己的档案，从小学到初中再到大学、毕业、工作，档案记录了这些年我们生活中的发生的重要的时刻。

　　为什么要做档案数字化

　　档案具有对材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅的功能流程，而档案数字化就是把这些流程集中于一个软件上，从而通过这个软件来对档案的全方位的管理。

　　那么说了这么多，它和我们的生活又有什么关系呢？别着急，接下来，就给大家讲讲它的出现对我们的生活的影响。

　　如果大家有去查询过档案可能深有体会传统档案查询的不便，从前在档案查询有时还需单位开具的介绍信，而且还要由档案管理人员负责登记记录。

　　手工查询速度也很慢，而“档案数字化”的出现令我们足不出户也可以对档案进行查询，这样既省时又省力。

　　对企业而言，“档案数字化”的出现提高了企业的办公效率，也方便企业的人事管理，节约办公资源，方便更快捷地对更多人才招聘，对从事人事管理的人来说简直更是满满的福利。

　　其实，“档案数字化”也已经广泛的应用在我们生活中来了，什么？你们不相信？那我带大家看一下它在我们生活中的应用吧。

　　对于还在上大学的朋友来说挂科一定是噩梦啦，那么你怎么去查询自己的成绩呢？对了，就是上教务系统查询，这个系统就是“档案数字化”其中的一个模块，学生的成绩管理也只是档案管理中的一小部分。

　　随着数字化时代的到来，“档案数字化”技术也越来越成熟，更多的企事业单位也已经用“档案数字化”取代了传统的档案管理工作。

　　随着数字化信息技术的飞速发展，数字化档案管理逐步成为今后档案管理的主要模式之一。本文将探讨如何做好数字化档案管理工作：

　　一、什么是数字化档案？

　　数字化档案，是指将纸质档案通过扫描仪或者数码相机等数码设备进行数字化加工，将其转化为存储在数字载体上并能被计算机处理的图像或文本，以实现检索准确快捷方便、存储空间小、维护方便安全等功效。

　　二、实施数字化档案管理的必要性

　　1.是顺应信息化社会发展的需要

　　随着信息化社会的飞速发展，现代电子计算机技术及通讯技术应用与发展越来越普及，由计算机网络构筑而成的数字化环境对我们影响越来越大。社会公众对档案信息的需求量不断增加，如学生档案、医院档案等等，人们对信息共享的迫切性也越来越明显。数字化档案管理体系可以让每一位利用者在任何时间，任何地点进入档案管理系统，查询自己需要的档案信息，不受时间和空间的限制。在这种形势下，数字化档案管理应运而生，逐步成为加快国家信息化步伐和发展档案事业的需要。

　　2.能够进一步提高办公效率

　　传统的档案材料都是以纸张为主要载体，占空间，查找不便。而数字化档案管理可以使档案管理业务更加方便高效快捷，档案能够及时归档，迅速得到整理，更快提供运用，还能够准确反应档案当前的情况。通过数字化档案进行查找不仅能准确反映情况，而且可保证查询档案的准确方便快捷，而且用户不用受时间和空间的限制，大大提高了档案的利用效率。它可以有效地实现档案信息资源的合理配置、科学管理，从而为社会提供高效、优质的服务。简而言之，数字化档案管理就是将原来纸质材料保存的档案资料变成了提供信息的数字化控制中心。

　　3.能够使档案工作更加规范化、标准化

　　档案是社会信息资源的重要组成部分，已逐步成为国家进行经济建设、发展科学文化事业的重要资源。档案信息数字化的内涵涉及到了档案工作的各个方面。在积极开发档案信息资源时，档案工作者应以档案业务方面规范化为重点为之提供有价值的档案信息，真正实现档案作为信息资源为经济建设和社会发展提供更好的服务目标。对档案进行数字化管理，便于制定统一且易操作的档案标准，从而抓好档案的标准化、规范化建设。