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档案数字化管理的重要性

  • 发表时间:2022-03-26
  • 来源:网络
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  数字化档案,是指将纸质档案通过扫描仪或者数码相机等数码设备进行数字化加工,将其转化为存储在数字载体上并能被计算机处理的图像或文本,以实现检索准确快捷方便、存储空间小、维护方便安全等功效。本篇文章主要就是带大家了解档案数字化管理的重要性。

档案数字化管理的重要性

  1、实施数字化档案管理的必要性

  (1)是顺应信息化社会发展的需要

  随着信息化社会的飞速发展,现代电子计算机技术及通讯技术应用与发展越来越普及,由计算机网络构筑而成的数字化环境对我们影响越来越大。社会公众对档案信息的需求量不断增加,如学生档案、医院档案等等,人们对信息共享的迫切性也越来越明显。数字化档案管理体系可以让每一位利用者在任何时间,任何地点进入档案管理系统,查询自己需要的档案信息,不受时间和空间的限制。在这种形势下,数字化档案管理应运而生,逐步成为加快国家信息化步伐和发展档案事业的需要。

  (2)能够进一步提高办公效率

  传统的档案材料都是以纸张为主要载体,占空间,查找不便。而数字化档案管理可以使档案管理业务更加方便高效快捷,档案能够及时归档,迅速得到整理,更快提供运用,还能够准确反应档案当前的情况。通过数字化档案进行查找不仅能准确反映情况,而且可保证查询档案的准确方便快捷,而且用户不用受时间和空间的限制,大大提高了档案的利用效率。它可以有效地实现档案信息资源的合理配置、科学管理,从而为社会提供高效、优质的服务。简而言之,数字化档案管理就是将原来纸质材料保存的档案资料变成了提供信息的数字化控制中心。

  (3)能够使档案工作更加规范化、标准化

  档案是社会信息资源的重要组成部分,已逐步成为国家进行经济建设、发展科学文化事业的重要资源。档案信息数字化的内涵涉及到了档案工作的各个方面。在积极开发档案信息资源时,档案工作者应以档案业务方面规范化为重点为之提供有价值的档案信息,真正实现档案作为信息资源为经济建设和社会发展提供更好的服务目标。对档案进行数字化管理,便于制定统一且易操作的档案标准,从而抓好档案的标准化、规范化建设。

  2、档案数字化的作用

  (1)利于长远发展,保护档案原件

  用数字化的档案代替原件使用,可以保护档案原件;

  数字化副本异地保存,输出缩微胶片供保存。这样可使这些档案资料在出现自然灾害的情况下不会遭到毁灭性的破坏,有利于档案的长远发展;

  恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。

  (2)改善档案利用方式,提高利用率

  一份文件可以以数字化形式同时提供给多个利用者,实现资源共享;

  数字化文件可以通过网络传输,能异地调阅利用,扩大了档案的利用空间;

  档案数字化以后,将已开放的档案上传系统,利用者可以随时使用开放的档案文件,实现档案信息资源共享。

  缩短检索时间,利用效率有很大的提高。

  (3)节约成本,提高档案人员效率

  数字化管理后,纸质载体的档案可以转为机读档案,既节约了保管费用,也节省了占地空间,查阅方便迅速,避免了反复印制资料造成的纸张和人员的浪费。数字化管理后档案能及时归档,并能尽快提供利用服务。

  以上就是小编今天给大家带来的内容,希望对大家有帮助!

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